クリニックのカルテ、保存期間は何年？保存義務の基本を整理
和田 一宏こんにちは。柏市の行政書士だいち法務事務所です。
クリニックの開業をご検討中の医師の方から、「カルテはいつまで保存しておく必要があるのか」というご質問をいただくことがあります。電子カルテの導入を検討する際にも、保存期間の考え方を整理しておきたいというお声をよく伺います。
この記事の結論
- 診療録(カルテ)は、医師法第24条により、5年間保存しなければならないとされています。
- 保存期間の起算日は、患者ごとの診療が完結した日(通常は最終診察日)からとされています。
- 電子カルテ・紙カルテのいずれであっても、最低5年間の保存義務は同様に適用されるとされています。
根拠となるのは医師法第24条
医師法第24条では、医師は診療をしたときは遅滞なく診療に関する事項を診療録に記載しなければならないとされ、あわせて、病院・診療所に勤務する医師の診療録についてはその管理者において、その他の診療に関する診療録については医師本人において、5年間これを保存しなければならないとされています。クリニックの場合、院長(管理者)がカルテの保存責任を負う形になると考えられます。
「5年」はいつから数えるのか
保険医療機関及び保険医療担当規則第9条においても、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類はその完結の日から5年間保存することとされています。実務上、この起算日は患者ごとの一連の診療が完結した日、つまり多くの場合はその患者の最終診察日を基準に考えるとされています。継続的に通院している患者については、通院が終了してから5年間という考え方になると理解しておくとよいでしょう。
電子カルテでも保存期間は変わらない
電子カルテを導入している場合であっても、保存すべき期間は紙カルテと同様に最低5年間とされています。電子化によって保存自体は容易になりますが、法定期間を満たした上でシステムの移行やバックアップの取り扱いを検討する必要があります。なお、実務上は、訴訟や医療事故調査等に備えて、法定の5年間よりも長期(20年程度)の保存を推奨する考え方も紹介されており、法定期間はあくまで最低限のラインとして捉えておくことが望ましいと考えられます。
確認しておきたいチェックリスト
- ☐ カルテの保存期間の起算日(最終診察日等)をスタッフ間で共通認識にしているか
- ☐ 電子カルテのバックアップ・サーバー保守契約が5年以上の保存に耐えられる設計になっているか
- ☐ 廃業・承継時のカルテの引き継ぎ方法を検討しているか
- ☐ 法定の5年を超えた長期保存の方針(訴訟対応等を見据えて)を院内で決めているか
よくある質問
Q1. 5年が経過したカルテは、必ず廃棄しなければなりませんか?
A. 法律上は5年間の保存義務があるという定めであり、5年経過後の廃棄が義務付けられているわけではないとされています。訴訟リスク等を踏まえ、より長期に保存する医療機関も少なくないと考えられます。
Q2. クリニックを閉院する場合、カルテはどうすればよいですか?
A. 閉院後も、保存期間が満了していないカルテについては保存義務が続くとされています。保存方法や引き継ぎ先については、保健所等への閉院手続きとあわせて確認しておく必要があると考えられます。
ここまでが基本的な整理です。ただし、診療科目や記録の種類(レントゲンフィルム等)によって、別の法令で保存期間が定められている場合もあります。開業準備の一環として整理したいという段階でのご相談でも構いませんので、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
クリニックのカルテは、医師法第24条により最終診察日等から5年間の保存が義務付けられており、電子カルテでも紙カルテでもこの期間は変わらないとされています。法定期間はあくまで最低ラインであり、訴訟リスク等を踏まえた長期保存の方針をあらかじめ院内で決めておくと安心です。開業に関わる各種届出は、税務面を含めて税理士とも連携しながら進めることをおすすめします。
