株主総会の議事録、何年保管する？

こんにちは。柏市の行政書士だいち法務事務所です。

「株主総会を開いて議事録は作ったけれど、どこに、いつまでしまっておけばいいのだろう」。小さな会社の経営者の方から、こうした疑問を伺うことがあります。

この記事の結論

• 会社法第318条では、株主総会の議事録を作成し、株主総会の日から10年間、本店に備え置くとされています。
• 支店には、議事録の写しを5年間備え置くとされています（一定の電磁的記録の措置がある場合は不要）。
• 株主や債権者は、営業時間内であれば、議事録の閲覧・謄写を請求できるとされています。

備え置きの期間と場所

支店については、議事録が電磁的記録で作成され、支店で閲覧・謄写の請求に応じられる法務省令の措置がとられている場合は、写しの備え置きは不要とされています。

誰が見られるの？

株主と債権者は、会社の営業時間内であれば、いつでも議事録の閲覧・謄写を請求できるとされています。書面の場合は書面または写しの閲覧・謄写、電磁的記録の場合は法務省令で定める方法で表示したものの閲覧・謄写を求められます。

親会社の社員は、権利を行使するために必要なときに限り、裁判所の許可を得て請求できるとされています。

署名や押印は必要？

出席した取締役の署名押印は、一般には不要とされています（会社法施行規則第72条第3項）。ただし、登記申請で代表取締役の選定を証する書面として議事録を使う場合は、議長と出席取締役の記名押印が必要とされています（商業登記規則第61条第6項第1号）。

登記の添付書類となる場面では、押印の扱いが変わる点がポイントです。

チェックリスト

• ☐ 株主総会のたびに議事録を作成している
• ☐ 本店に、総会の日から10年間は保管している
• ☐ 支店がある場合、写しの備え置きまたは電磁的記録の措置を確認した
• ☐ 登記に使う議事録は、議長・出席取締役の記名押印が必要か確認した

よくある質問

Q1. 10年たったら、すぐ捨てても大丈夫ですか？

A. 会社法上の備え置き期間は10年とされていますが、税務や他の法令で別の保存期間が定められている場合があります。税務については税理士にご確認ください。

Q2. 議事録は電子データで保管してもいいですか？

A. 条文上、電磁的記録で作成する場合が想定されています。具体的な方法は法務省令の定めによりますので、ご不安な場合は専門家へご相談ください。

まとめ

株主総会の議事録は、本店に10年間、支店には写しを5年間備え置くとされています。株主や債権者から閲覧を求められる可能性もあるため、保管場所と期間を決めておくと安心です。

議事録の整え方や、各種手続きで迷ったときは、この段階のご相談で構いません。なお、登記申請の代理は司法書士、税務のご相談は税理士へお願いします。

参考

• e-Gov法令検索（会社法）