株主総会の招集通知、何日前までに出す？
和田 一宏こんにちは。柏市の行政書士だいち法務事務所です。
「うちは家族だけの会社だから、総会の通知は適当でいい」と思っていませんか。会社法には、招集通知を出す時期のルールがあります。
この記事の結論
- 株主総会の招集通知は、総会の日の2週間前までに発することが原則とされています（会社法第299条第1項）。
- 公開会社でない株式会社は1週間前までとされています。ただし、書面や電磁的方法による議決権行使を定めた場合は、この特例の対象外とされています。
- 取締役会を置かない非公開会社は、定款で1週間より短い期間を定めることもできるとされています。
原則は「2週間前まで」
会社法第299条第1項は、株主総会を招集するときは、総会の日の2週間前までに株主へ通知を発しなければならないと定めています。
非公開会社は「1週間前」まで
公開会社でない株式会社は、1週間前までとされています。
ただし、書面による議決権行使や電磁的方法による議決権行使を定めた場合は、この1週間の特例は使えないとされています。
さらに、取締役会を置かない株式会社では、1週間を下回る期間を定款で定めた場合は、その期間とされています。中小企業では定款の定めを確認しておく価値があります。
通知は書面？電子メール？
取締役会設置会社の場合や、書面・電磁的方法による議決権行使を定めた場合は、通知は書面で行う必要があるとされています（同条第2項）。
株主の承諾を得れば、書面に代えて電磁的方法で通知することもできるとされています（同条第3項）。この場合、書面による通知をしたものとみなされます。
チェックリスト
- ☐ 自社が公開会社かどうか（株式の譲渡制限）を確認した
- ☐ 取締役会を置いているか確認した
- ☐ 書面・電磁的方法による議決権行使を定めていないか確認した
- ☐ 定款に招集通知期間の定めがないか確認した
- ☐ 通知方法（書面か電磁的方法か、株主の承諾）を確認した
よくある質問
Q1. 家族だけの小さな会社でも、招集通知は必要ですか？
A. 株主総会を招集する場合の通知のルールは会社法に定められています。個別の運用については、お早めに専門家へご確認ください。
Q2. メールで招集通知を送っても大丈夫ですか？
A. 株主の承諾を得た上で、政令の定めに従って電磁的方法で通知できるとされています。取締役会設置会社などは書面での通知が必要とされています。
ワンポイントアドバイス
次回の総会予定日から逆算して「通知を発する最終日」をカレンダーに入れておくと、日程の見落としを防ぎやすくなります。
まとめ
招集通知は原則2週間前まで。非公開会社は1週間前までとされますが、議決権行使の方法や取締役会の有無で扱いが変わります。まずは自社の定款と機関設計の確認からどうぞ。
会社の機関設計や定款の整理は行政書士がお手伝いできます。登記申請の代理は司法書士、税務は税理士、労務は社会保険労務士、紛争は弁護士の職域です。この段階のご相談で構いません。
