【整骨院の先生へ】施術録は何年保存していますか？｜受領委任の施術録は「施術完結から5年」
和田 一宏こんにちは。柏市の行政書士だいち法務事務所です。
「あの患者さんの施術録、まだ手元に残っていただろうか」――保険者から照会が届いたときに、そんな不安がよぎる先生もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事の結論
- 受領委任に係る施術録の保存期間は、「施術が完結した日から5年間」と示されています。
- 受領委任の施術録は、他の施術録と分けて整理し、施術のたびに遅滞なく記載するとされています。
- 保険者等から照会や提示を求められたときに、すぐ対応できる状態にしておくことが求められています。
「5年」は、いつから数えるのか
厚生労働省の地方厚生局が公表している受領委任の取扱いに関する資料では、施術録は「施術が完結した日から5年間」保存することとされています。数え始めは、施術を行った日ではなく、その患者さんの施術が完結した日です。また、施術が完結するまでは、施術録を廃棄できないとされています。
保存期間の考え方は、通院が長引いた患者さんほど、うっかり間違えやすいポイントです。
受領委任の施術録は“分けて”整理する
受領委任に係る施術録は、保険外の施術録などと分けて整理するとされています。療養費の請求の根拠になる書類だからです。カルテを一冊にまとめてしまっている場合は、取扱いを見直すきっかけにしてみてください。
ひと目でわかる：施術録のルール早見表
| 項目 | 受領委任の取扱いで示されている内容 |
|---|---|
| 保存期間 | 施術が完結した日から5年間 |
| 整理の仕方 | 受領委任に係る施術録は、他の（保険外などの）施術録と分けて整理する |
| 記載のタイミング | 施術のたびに、遅滞なく必要事項を記載する |
| 負傷の原因 | 「いつ、どこで、どうして負傷したか」を施術録に記載する |
| 廃棄 | 施術が完結するまでは廃棄できない |
| 照会・提示 | 保険者等から求められたときは、速やかに提示・閲覧に応じ、照会には直ちに答えられるよう常時整備しておく |
表の内容は、地方厚生局が公表している資料に示されている内容を整理したものです。
負傷の原因は、必ず聴取して記載する
「いつ、どこで、どうして負傷したか」は、必ず聴取して施術録に記載することとされています。交通事故のような第三者が関わる場面でも、この記載が後の確認の土台になります。
こんなとき、記録があるかないかで変わる（参考）
（参考）あるA接骨院で、保険者から施術内容について照会が届いたとします。施術のたびに記載していれば、その場で経過を説明できます。一方、記載が後回しになっていると、記憶をたどって書き足すことになり、説明に時間がかかってしまいます。※一般的な例として示したもので、実際の個別の事例ではありません。
理解度チェック
問1. 受領委任に係る施術録の保存期間は？
A. 1年間 B. 3年間 C. 5年間
答え：C（施術が完結した日から5年間とされています）
問2. 受領委任の施術録と、保険外の施術録は？
A. 一緒に綴じてよい B. 分けて整理する C. 区別は不要
答え：B（他の施術録と分けて整理するとされています）
施術録のチェックリスト
- ☐ 施術のたびに、その日のうちに記載しているか
- ☐ 負傷の原因（いつ、どこで、どうして）を記載しているか
- ☐ 受領委任の施術録を、保険外のものと分けているか
- ☐ 施術が完結した日から5年間、保管できる場所と方法があるか
- ☐ 保険者から照会があったとき、すぐ調べられる状態か
ここまでが全体像です。ただし実務では…
ここまでは、地方厚生局の資料に示された基本的なルールです。実際には、お住まいの都道府県の協定書や規程の文言、施術所の運営形態によって、細かな扱いが異なることがあります。迷ったときは、地域の厚生局や都道府県の窓口で最新の取扱いをご確認ください。
まとめ
施術録は「書いて終わり」ではなく、「施術完結から5年、分けて整理して保存する」ところまでがセットです。「施術録の保存と、照会に答えられる体制は、整っているだろうか」という不安がある先生は、この段階のご相談で構いません。
施術所の開設・変更・廃止の届出書類の整理や、運営に関わる書類づくりは行政書士がお手伝いできます。税務は税理士へ、従業員の労務は社会保険労務士へ、保険者との紛争は弁護士へ、それぞれ専門家へのご相談をおすすめします。
