その株主名簿、作っていますか？会社法で義務付けられた記載事項を整理
和田 一宏こんにちは。柏市の行政書士だいち法務事務所です。
会社設立のご相談をお受けする中で、「株主名簿は作らないといけないものなのか」というご質問をいただくことがあります。設立時に定款や登記書類は整えても、株主名簿までは作成していないというケースも見受けられます。
この記事の結論
- 株式会社は、会社法上、株主名簿を作成しなければならないとされています。
- 株主名簿には、株主の氏名・住所、株式数、株式取得日などを記載することとされています。
- 株主名簿は本店(株主名簿管理人がある場合はその営業所)に備え置き、株主・債権者からの閲覧謄写請求に対応する必要があるとされています。
株主名簿は「作っても作らなくてもよい書類」ではない
会社法第121条では、株式会社は株主名簿を作成し、一定の事項を記載・記録しなければならないと定められています。株主が1名だけの会社であっても、この作成義務は変わらないとされています。株主名簿は、会社が誰に対して株主としての権利を認めるかを示す基礎資料であり、事務処理の便宜だけでなく、株主自身の権利を保護する役割も担っているとされています。
株主名簿に記載する事項
会社法第121条に基づき、株主名簿には次の事項を記載・記録することとされています。株主の氏名または名称および住所、株主が有する株式の数(種類株式発行会社の場合は種類ごとの数)、株主が株式を取得した日、株券発行会社の場合はその株券の番号です。設立時だけでなく、株式の譲渡や相続等によって株主に変動があった場合も、その都度更新が必要になると考えられます。
備置義務と閲覧謄写請求への対応
会社法第125条により、株式会社は株主名簿をその本店(株主名簿管理人がある場合はその営業所)に備え置くこととされています。また、株主および債権者は、営業時間内であれば、請求の理由を明らかにしたうえで株主名簿の閲覧または謄写を請求できるとされています。ただし、業務の遂行を妨げる目的での請求など、一定の事由に該当する場合は会社側が請求を拒絶できるともされています。
確認しておきたいチェックリスト
- ☐ 設立時に株主名簿を作成しているか
- ☐ 株式の譲渡・相続等があった際に株主名簿を更新しているか
- ☐ 株主名簿を本店等に備え置ける状態にしているか
- ☐ 閲覧謄写請求があった場合の対応方針を把握しているか
よくある質問
Q1. 株主が代表者1名だけの会社でも株主名簿は必要ですか?
A. 株主数にかかわらず、株式会社である以上は株主名簿の作成義務があるとされています。将来的に株主が増える場合や事業承継の場面でも、整備しておくことが望ましいと考えられます。
Q2. 株主名簿を作っていない場合、何か罰則はありますか?
A. 会社法上、株主名簿の不作成や記載義務違反については過料の対象となり得るとされています。詳細な該当条文については専門家にご確認いただくことをおすすめします。
ここまでが基本的な整理です。ただし、株主構成や株式の種類によって記載すべき内容が異なる場面もあります。まずは現状を確認したいという段階でのご相談でも構いませんので、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
株主名簿は会社法上の作成義務がある書類であり、株主の氏名・住所、株式数、取得日などを記載し、本店等に備え置く必要があるとされています。設立時に作成していない場合は、早めに整備しておくと、事業承継や増資の場面でもスムーズに対応しやすくなります。税務に関わる株式評価等は税理士とも連携しながら進めることをおすすめします。
