黒ナンバーの記録、何年残す？

こんにちは。柏市の行政書士だいち法務事務所です。

「点呼の記録や事故の記録って、いつまで取っておけばいいんだろう」。軽貨物で一人でお仕事をしていると、書類の整理は後回しになりがちです。

この記事の結論

• 貨物軽自動車運送事業（黒ナンバー）の記録について、国土交通省の運輸局の資料では、業務の記録と点呼記録簿は1年間、事故の記録と運転者に対する指導及び監督の記録は3年間の保存と示されています。
• 業務の記録と事故の記録は、書面または電磁的方法（データ）で保存するとされています。
• 貨物軽自動車運転者等台帳の保存期間は、確認した資料に記載がなく、確認できていません。

記録ごとの保存期間

この表は、貨物軽自動車運送事業者向けの国土交通省の資料に基づいています。一般貨物自動車運送事業（緑ナンバー）の場合は、別の資料でご確認ください。

「1年」と「3年」を取り違えないために

同じ「記録」でも、日々の業務や点呼の記録は1年間、事故や指導監督の記録は3年間と、期間が分かれています。「全部1年でいい」と思って事故の記録まで処分してしまうと、保存期間に満たないおそれがあります。

保存期間を数え始める日（起算点）は、今回確認した資料には書かれていませんでした。迷う場合は、所轄の運輸支局にご確認ください。

記録の整理チェックリスト

• ☐ 業務の記録を、1年間は処分せずに保管している
• ☐ 点呼記録簿を、1年間は処分せずに保管している
• ☐ 事故の記録を、3年間は処分せずに保管している
• ☐ 運転者に対する指導及び監督の記録を、3年間は処分せずに保管している
• ☐ データで保存する場合、必要なときにすぐ確認できる状態にしている

よくある質問

Q1. スマートフォンのアプリで記録していても、保存扱いになりますか？

A. 業務の記録と事故の記録は、資料上「書面または電磁的方法」での保存とされています。点呼記録簿など他の記録の扱いは、今回の資料では確認できていません。所轄の運輸支局にご確認ください。

Q2. 運転者台帳は何年残せばいいですか？

A. 確認した資料には保存期間の記載がありませんでした。国土交通省や運輸支局の最新の案内でご確認ください。

まとめ

黒ナンバーの記録は、業務の記録と点呼記録簿が1年間、事故の記録と指導及び監督の記録が3年間と示されています。一人で運営している方ほど、保存期間を一覧にして手元に貼っておくと安心です。

運送事業の届出や、記録の整え方で迷ったときは、この段階のご相談で構いません。なお、税務のご相談は税理士へ、労務のご相談は社会保険労務士へお願いします。

参考

• 国土交通省 東北運輸局の資料（貨物軽自動車運送事業）
• 国土交通省 貨物軽自動車運送事業者向けマニュアル