工事の書類、5年で捨てていませんか？

こんにちは。柏市の行政書士だいち法務事務所です。

「工事が終わったから、図面も打合せのメモも、そろそろ処分していいだろう」。事務所の棚が手狭になると、そう考えてしまう場面もあるのではないでしょうか。

この記事の結論

• 建設業者は、営業所ごとに帳簿を備え、帳簿と営業に関する図書を保存するよう、建設業法第40条の3で求められているとされています。
• 国土交通省の地方整備局の資料では、帳簿の保存期間は原則5年、営業に関する図書は10年と示されています。
• 発注者（宅建業者を除く）と結んだ住宅新築工事の帳簿は10年とされており、工事の種類で期間が変わる点に注意が必要です。

「帳簿」と「営業に関する図書」は別のもの

建設業法では、この2つが分けて扱われています。帳簿には、営業所の代表者の氏名と就任時期のほか、注文者との請負契約や下請契約についての事項（工事の名称と現場所在地、契約日、相手方の商号・住所・許可番号、完成検査の完了日、引渡しの日など）を記載するとされています。

営業に関する図書とは、完成図（作成した場合、または発注者から提供を受けた場合）、発注者との打合せ記録（相互に交付したもの）、施工体系図（作成義務のある元請業者の場合）などを指すとされています。

保存期間の早見表

特定建設業者が一般建設業者に下請をさせた場合や、住宅新築工事の場合には、帳簿に追加で記載する事項もあるとされています。

事務所の棚を片づける前に

「帳簿は5年だから、図面も5年」と一緒にしてしまうと、図書の10年に満たないまま処分してしまうおそれがあります。保存期間を数える起算点（いつから数えるか）は、お手元の資料だけでは確認できなかったため、念のため所管の窓口で確認しておくと安心です。

チェックリスト

• ☐ 営業所ごとに帳簿を備えている
• ☐ 帳簿に請負契約・下請契約の事項を記載している
• ☐ 完成図や打合せ記録を、帳簿とは別に10年を目安に保管している
• ☐ 住宅新築工事の帳簿を、10年保存の対象として区別している
• ☐ 税務関係の書類の保存期間は、顧問税理士に確認している

よくある質問

Q1. 電子データで保存してもよいですか？

A. 電子保存の可否や要件は、今回の資料では確認できていません。国土交通省や許可行政庁の最新の案内をご確認ください。

Q2. 税務の書類も同じ期間で保存すればよいですか？

A. 税務関係書類の保存期間は税法で別に定められているため、税理士にご確認ください。当事務所では税務のご相談はお受けできません。

まとめ

帳簿は原則5年、営業に関する図書は10年、住宅新築工事の帳簿は10年。この3点を押さえておくと、書類を処分するときの判断がしやすくなります。「何をいつまで残すか」の整理や、許可関連の書類作成でお困りの際は、お気軽にご相談ください。

参考

• 国土交通省 中部地方整備局「帳簿及び営業に関する図書の保存とは」